Persoonlijk tijdsbeheer in je kalender

We hebben allemaal hetzelfde aantal uren in een dag om te doen wat we willen, maar hoe we die uren kunnen gebruiken om dingen voor elkaar te krijgen, is aan ons. Door één van de vele verschillende tijdmanagement filosofieën aan te nemen, kun je ervoor zorgen dat je niet te veel verstrikt raakt in één aspect van je leven ten koste van anderen die je aandacht nodig hebben.

Het is een benadering van het werken aan taken door specifieke tijdsperioden in te stellen voor het werken aan een taak en vervolgens pauzes te nemen voordat een ander werkblok wordt gestart.

Eén ding is zeker: als je je schema niet onder controle hebt, dan zal het je zeker beheersen.

Maar hoe ga je de balans terugvinden tussen werk en privé en maak je tijd voor je privéleven?

Als je het moeilijk vindt, is het misschien tijd om voorrang te geven aan de werking van je agenda/planner en erachter te komen wat echt belangrijk is.

De balans vinden tussen werk en privé

Je wilt weten wat het belangrijkste is waarop je je op een bepaald moment moet concentreren. Om te weten hoeveel tijd je aan een bepaalde taak kunt doorbrengen, terwijl je nog steeds bereikt wat je wilt en een duurzaam tempo aanhoudt in je werk en privétaken net als afspraken. Dit is zodat wanneer er een projectdeadline is of een dringende taak die je aandacht nodig heeft, je de deadline niet haalt of nog erger, overwerkt raakt.

Breng je planning in evenwicht met resultaten door taken te prioriteren en ervoor te zorgen dat je voor elk van deze taken voldoende tijd hebt. Omdat het voor de meesten van ons geen optie is om een digitale kluizenaar te worden, hebben we duidelijke strategieën nodig om ons te helpen focussen in een wereld die bedoeld is om je af te leiden.

Deze methode is een eenvoudige, maar effectieve manier om de balans vinden tussen werk en privé in je agenda terug te krijgen. Lees verder om er achter te komen hoe je deze balans kunt maken in je eigen agenda of planner.

Werken met blokken in je kalender

Timeblocking is een tijdmanagement methode waarbij je je dag in (tijd-) blokken verdeelt. Je kunt dit zien als containers voor de taken die je wilt uitvoeren. Elk blok is bedoeld om een specifieke taak of een groep taken uit te voeren, en alleen die specifieke taken. In plaats van een open takenlijst bij te houden met dingen die je kunt doen, begin je elke dag met een duidelijk schema waarin staat waar je aan gaat werken en wanneer.

Als zelfstandig ondernemer weet ik hoe belangrijk het is om een schema te hebben waarmee ik volledige controle over mijn dagen heb, zodat ik me altijd kan concentreren op de belangrijkste taken. Het indelen van mijn tijd met containers is een geweldige manier om op de juiste manier te beginnen en het is heel gemakkelijk te herschikken als ik meer tijd nodig heb voor iets dringends.

Tijd blokkeren is één van mijn geliefdste productiviteit verhogende manieren om mijn tijd waardevol in te delen. De blokken zijn heel gemakkelijk te maken en helpen mijn taken te verdelen en inplannen. Het enige wat ik heb gedaan is mijn blokken in te delen en de begin- en eindtijden voor elk blok in te stellen.

Je kunt de blokken instellen als bezig of vrij (handig wanneer je een afspraken/boekingen kalender op je website hebt om uren te blokkeren). En natuurlijk stel je blokken herhalend in voor iedere periode op dezelfde dag en moment. En het duurt minder dan 10 seconden om een nieuw blok te maken of blokken opnieuw te rangschikken.

De sleutel tot deze methode is om vooraf prioriteit te geven aan je takenlijst (een toegewijde beoordeling is een must). Maak een overzicht van wat er de komende maand staat te gebeuren in je werk en privé en maak een ruwe schets voor de indeling van je tijdsblokken voor elke week. Kies een wekelijks moment om de volgende week uit te plannen.

Bekijk aan het einde van elke werkdag alle taken die je niet hebt kunnen doen, evenals nieuwe taken die zijn binnengekomen, en voeg deze toe aan je agenda of planner.

Als we het druk hebben, concentreren we ons op het voltooien van de taak, wat kan leiden tot een burn-out. Het is nodig om voor jezelf niet te veel en te lange blokken in te plannen, omdat dit zal leiden tot vermoeidheid of stress waardoor het moeilijker wordt om efficiënt te werken. De (korte) pauzes die je neemt tussen de lange werkuren als ondernemer zijn belangrijk om niet uitgeput te raken en houden de balans vinden tussen werk en privé.

Met dagen die vooraf zijn ingedeeld met je tijdsblokken/containers, hoef je niet constant keuzes te maken waarop je je wilt en moet concentreren. Het enige dat je hoeft te doen, is je schema met de aangegeven blokken te volgen. Als je van je taak af raakt of afgeleid wordt, kijk dan gewoon naar je schema en ga terug naar de taak waarvoor je de tijd hebt gereserveerd.

Lees verder om te begrijpen wat Timeboxing en Dagthema’s zijn en hoe een combinatie van al deze strategieën je kan helpen je planning terug te krijgen door op de functioneelste manier je agenda en taakbeheer in te delen.

Timeboxing

Timeboxing is het vooraf beperken van de hoeveelheid tijd die je aan een bepaalde activiteit wil en mag besteden. Dit om te voorkomen dat iets uitloopt.

Met andere woorden, de hoeveelheid tijd die nodig is om een taak te voltooien, is volledig afhankelijk van hoeveel tijd je ervoor wilt besteden. Zodra je een beslissing neemt over hoeveel tijd de taak in beslag zal nemen (bijvoorbeeld 2 uur), wordt je focus scherper omdat je het binnen de opgegeven tijd wilt afmaken.

Heb je besloten dat deze taak 2 uur moet duren, of een donderdagmiddag?

Wanneer je voor je bedrijf werkt met projectbeheer dan ben je vast en zeker al bekend met dit systeem. Om een project namelijk goed in te kunnen plannen, moet je weten wat ongeveer de duur is van het project. Om dit te bereiken is het belangrijk dat je een realistische uitkomst krijgt van de totaal uren.

Dit doe je door het project onder te verdelen in taken. Je gaat schatten hoeveel tijd je ongeveer denkt nodig te hebben voor een taak. Al die uren bij elkaar geven de project-tijdlijn (maximale tijd) weer. Het kan zijn dat een taak ietsje uitloopt, maar dat moet je inhalen bij een volgende taak om bij tijd het project af te ronden.

Krijg overzicht in je week met dagthema’s

Voor iedere dag van de week neem je één thema uit je werk en privé om je op te focussen:

• Maandag Leads, Prospects en intake klanten
• Dinsdag Klanten werk
• Woensdag Administratie en Boekhouding

Enzovoorts…

Doordat je de hele dag je focus houdt op één thema merk je dat je productiever zult worden door de “flow” die je er mee bereikt. Op de dag dat je boekhouding & administratie doet, ben je veel met cijfers bezig. Om dan ineens tussendoor iets te ontwerpen is een hele grote verandering in de focus in je hersenen. Je zult ongetwijfeld merken dat je dan toch best nog wat tijd nodig zult hebben om te “switchen” met je denkwijze.

Het is bewezen dat we verschillende delen van onze hersenen gebruiken voor wiskunde en creativiteit. Voor het oplossen van een wiskundig probleem wordt bijvoorbeeld de linkerkant van je hersenen gebruikt, terwijl de rechterkant wordt gebruikt wanneer je creatief bezig bent.

Het spreekt dan voor zich dat je hersenen veel minder moeite hebben met een langere tijd hetzelfde te doen, dan wanneer je van de ene soort bezigheid naar de ander gaat. En weer terug naar de eerste. Aan het einde van de week heb je met hetzelfde aantal uren veel meer kunnen bereiken. En dit alleen omdat je jezelf de tijd gunt om op één thema te focussen.